Gestão financeira escolar: Entenda os benefícios da terceirização financeira

A gestão financeira escolar é a base que vai sustentar toda a estrutura pedagógica de uma instituição de ensino. É importante reforçar que escolas, cursos, faculdades, universidades e creches são empresas e, por isso, devem ter seus recursos geridos de forma profissional.

Por outro lado, mesmo sendo empresas como as outras, as unidades de ensino possuem uma dinâmica própria.

Desse modo, não importa de que nível seja, cada escola lida de maneira própria com as suas sazonalidades. Ainda mais que elas impactam a gestão do dinheiro que entra e sai de maneiras diferentes.

São esses e outros desafios que apresentaremos neste artigo. Nele, você vai encontrar muitas informações para dar conta das rotinas administrativas em sua escola. Tendo em vista a quantidade de informação que vai receber, sugerimos que o inclua em seus favoritos!

Portanto, pressione as teclas “Ctrl + D”, se estiver lendo no PC ou notebook. Então boa leitura!

Aproveite para ler: Como definir metas e indicadores para ter uma empresa mais rentável?

O que é a gestão financeira escolar?

Empresas “normais” — pelo menos as que seguem as últimas tendências de gestão — contam com um planejamento estratégico para dar conta dos objetivos propostos em sua organização.

Nas escolas, essa ferramenta de gestão é chamada de PPP, o Projeto Político Pedagógico. Trata-se de um documento que serve como referência para que toda a comunidade escolar saiba quais rumos a instituição de ensino pretende tomar, suas práticas pedagógicas e o planejamento curricular das disciplinas ensinadas.

É um informe extenso, como você pode comprovar acessando o PPP de uma escola pública do estado do Paraná. Uma breve leitura já evidencia o que o Projeto Político Pedagógico representa também parte da gestão das finanças.

Sendo assim, é a partir de suas diretrizes que a direção deverá pautar suas ações. Assim, direciona recursos conforme os objetivos contidos nesse documento.

 

Qual a importância da gestão financeira escolar?

Imagine que a sua escola pretende investir no EAD. Seus custos de manutenção são relativamente mais baixos, se comparado com o ensino presencial. Contudo, a sua implementação exige investimentos em infraestrutura, a começar por plataformas online que abriguem os cursos oferecidos.

Nesse caso, é preciso considerar a possível falta de experiência de sua instituição no assunto. Imagine que serão necessários equipamentos para filmar as aulas, que garantam qualidade de imagem e som para tornar os conteúdos facilmente assimiláveis.

Deste modo, a sua escola também vai precisar pagar os professores. Afinal, mesmo sendo contratados pelo regime CLT, é provável que eles precisem fazer horas extras para transmitir os conteúdos em vídeos. É possível ainda que seja preciso contratar mais profissionais.

Em resumo, tudo isso demanda recursos que devem estar previstos dentro do planejamento empresarial e do PPP. Da mesma forma que os custos precisam ser antecipados, você deve prever também as receitas.

Quanto sua escola pretende faturar com o ensino a distância? Em quanto tempo deverá perceber o ROI? São questões que a gestão financeira escolar deve responder.

Portanto, isso vale para todos os tipos de instituição de ensino, não importando a que público atendam. Sem a antecipação dos custos, a previsão das receitas e o ajuste periódico do plano financeiro inicial, nenhum projeto pedagógico, por melhor que seja, sairá do papel.

 

Como fazer uma gestão financeira escolar eficiente?

Em se tratando de gerir as finanças escolares, o ponto mais importante a ser considerado é tornar a gestão financeira escolar preditiva e não reativa.

A tarefa de educar é contínua e, para isso, o aporte de recursos é a garantia fundamental, que só é garantido quando a saúde financeira vai bem.

Como toda empresa é movida pelo lucro, uma escola também está sujeita às oscilações do mercado. Pode ser que, em um determinado ano letivo, as matrículas diminuam ou a taxa de inadimplência aumente em função das constantes crises econômicas ou por outros motivos.

Sendo assim, confira a seguir quais são os passos para fazer a gestão financeira escolar de forma assertiva. Vamos lá?

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Desenvolva um planejamento financeiro estratégico

A etapa do planejamento estratégico pode ser comparada ao período que antecede uma viagem.

Antes de pegar a estrada ou embarcar em um avião, todos sabemos com antecedência para onde vamos, o que vamos fazer e quanto vamos consumir de nossos recursos.

Da mesma forma, o plano estratégico também pode ser comparado com um mapa. Por meio das informações gráficas, podemos nos localizar e saber onde estamos e que rumo tomar para chegar ao destino desejado.

Sendo assim, no caso do planejamento financeiro, seu caráter estratégico se revela na forma como a instituição vai financiar suas atividades.

Algumas possíveis fontes que podem ser identificadas são:

  • As mensalidades dos alunos;
  • Empréstimos e financiamentos;
  • Fomento mercantil;
  • Fundos de investimento;
  • Venda de ativos.

Deste modo, vamos supor que sua escola apresenta um elevado percentual de inadimplência. Para um projeto de expansão de ensino a distância, será que é recomendável extrair recursos do fluxo de caixa?

Definir a fonte do dinheiro que será utilizado para financiar as atividades propostas faz parte de uma gestão financeira escolar bem definida.

 

Considere os aspectos pedagógicos

Vincular o planejamento estratégico aos conteúdos programáticos das disciplinas é outro ponto muito importante a considerar.

Uma aula de Educação Física representa custos distintos de aulas de Química, portanto, o tipo de conteúdo vai determinar quanto será investido inicialmente.

Deste modo, disciplinas que exigem aulas mais práticas são necessariamente mais caras do que as que se ensinam apenas em sala. Afinal, uma coisa é ensinar a tabela periódica no quadro negro, outra é fazer experimentos com elementos químicos em laboratório.

Para objetivos pedagógicos diferentes, custos e receitas diferentes. Percebe a diferença? 

Sem levar em conta os tipos de conteúdos que serão lecionados e a infraestrutura exigida para que os alunos os assimilem, não é possível levar adiante nenhuma proposta de ensino.

Desta forma, considerar os aspectos pedagógicos também tem a ver com a política de RH a ser implementada.

Qual é o perfil de professor indicado para ensinar, levando em conta os objetivos da instituição, perfil dos alunos e o tempo esperado para concretizar os resultados?

Se a ideia é contratar profissionais mais qualificados e experientes, é certo que isso vai gerar um impacto financeiro maior. Por outro lado, se as metas são menos ambiciosas, professores com pouco tempo de carreira ou até mesmo estagiários podem ser suficientes. De qualquer forma, os gastos com salários, encargos trabalhistas e impostos representam mais um passivo com o qual a instituição precisa arcar.

 

Defina as metas

A definição das metas em si não é um processo complicado. O que pesa de fato é se elas são realistas o bastante para não desestimular o corpo docente e funcionários ou se são irrelevantes a ponto de não gerar engajamento.

Simon Horan, CEO da consultoria LEK, nos Estados Unidos, define 4 tipos de tensão que precisam ser equilibrados na execução de uma estratégia. Um deles consiste em colocar na balança objetivos desafiadores contra resultados inspiradores.

Significa que, se o desafio não representar dificuldade compatível com as capacidades da instituição e das pessoas envolvidas, não vai provocar o engajamento necessário.

É como se você dissesse para um atleta para subir uma escada, mas sem determinar uma razão para isso. Ele pode cumprir a tarefa, mas a sensação que fica é a de ter feito algo irrelevante.

Deste modo, por outro lado, metas ousadas e sem resultados inspiradores repercutem mal e, normalmente, geram reações de insatisfação. É o caso de empresas que projetam reduzir gastos, sem que isso resulte em algo que de fato faça valer a pena.

Sendo assim, a sua escola quer aumentar a quantidade de alunos em 10% para o próximo ano letivo? Excelente, mas será que, dentro das suas possibilidades e da conjuntura externa, não seria mais apropriado investir no já citado EAD?

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Verifique os recursos necessários

No início deste tópico, elencamos as possíveis fontes de recursos a que sua empresa/escola poderia recorrer, lembra?

Esse é um ponto que demanda máxima atenção dentro de uma gestão financeira escolar. Objetivos em longo prazo sugerem fontes de financiamento diferentes, se confrontados com os de médio e curto prazo.

Deste modo, a construção de uma nova unidade escolar, por exemplo, pode ser uma meta de longo prazo. 

Tendo em vista a duração das obras, prazos para obter licenças dos órgãos públicos e outros procedimentos, essa é uma meta que pode ser autofinanciada.

Sendo assim, os recursos para custear uma obra seriam 100% da escola, que pode se planejar para formar uma reserva até atingir o valor estipulado para começar o projeto até a sua conclusão.

Claro que, no caso de obras, existem sempre os imprevistos e custos extras que são somados ao orçamento inicial. Mas até essas eventualidades podem e devem ser previstas.

Como exposto anteriormente, financiar projetos ou atividades com recursos próprios é o ideal. Contudo, essa é uma solução que demanda tempo. Pode ser que sua instituição de ensino esteja diante de uma oportunidade que precisa ser aproveitada imediatamente.

Portanto, a possibilidade de um financiamento precisa ser considerada, uma vez que o investimento poderia gerar lucros rápidos e compensar o que foi investido e pagar os juros.

Tudo vai depender da análise criteriosa do cenário externo e quais as reais capacidades que a empresa tem de liquidar o passivo gerado.

 

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